Акт передачи дел главного бухгалтера при увольнении: образец, требования к оформлению, а также обязательно ли составлять для рядового сотрудника?

В любой организации выполнение и документальное сопровождение финансовых операций – это важнейшая составляющая всех бизнес-процессов. Функции главного бухгалтера являются во многом ключевыми. Это лицо, имеющее отношение к «святая святых» финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому, несмотря на то, что с точки зрения трудового законодательства это такой же сотрудник, как и все остальные, расставание с ним может быть сопряжено со множеством проблем и трудностей для владельца бизнеса.

В чем состоят особенности освобождения главбуха от должности, какие существуют для этого специальные основания, как минимизировать риски смены ключевой фигуры для организации, расскажем в этой статье.

Содержание

Особенности увольнения главного бухгалтера

Обязанности главного бухгалтера резко отличаются от круга деятельности других сотрудников, поэтому назначение и увольнение второго лица после начальства имеет ряд особенностей.

  1. Кроме положений ТК РФ, трудовые отношения с главным бухгалтером рассматриваются Федеральным законом № 129 «О бухгалтерском учете».
  2. Главный бухгалтер подотчетен непосредственно гендиректору, который и принимает окончательное решение об увольнении и отвечает за всю процедуру.
  3. Для проверки компетентности этого важного сотрудника установлен срок дольше, чем для других: испытательный период может длиться до 6 месяцев (ч.5 ст.70 ТК) без учетов больничных и отпусков. Во время испытания процедура увольнения упрощенная.
  4. Можно не спешить принимать бухгалтера в штат на постоянной основе: закон разрешает заключить с ним срочный договор. В конце его действия и принимается решение – расстаться, так как истек срок документа, либо продолжить сотрудничество.
  5. Все, что касается материальной ответственности, надо заранее закрепить (в тексте самого трудового договора или отдельным документом).

На чем построить увольнение?

Окончание сотрудничества с главбухом по версии ТК точно такое же, как и с другим сотрудником. Однако, в дополнение к статьям ТК, федеральные законы предусматривают некоторые основания, специфичные для ключевых постов, таких, как директор и главный бухгалтер. Рассмотрим все законодательные поводы для увольнения главбуха.

Главный бухгалтер хочет уйти сам

Собственное желание сотрудника – веский повод для любого увольнения. Ценность сотрудника, материальная ответственность и даже кипа незаконченных дел не смогут задержать главного бухгалтера, если он решил оставить работу.

ВНИМАНИЕ! Иногда работодатели, желая обезопасить фирму, вносят в трудовой договор пункты, по которым бухгалтер якобы лишен права увольняться в период незавершенных отчетов и т.п. Поскольку ТК как законодательный акт приоритетнее внутренних документов, то, даже подписав договор с такими пунктами, бухгалтер вправе уволиться, отработав положенные две недели.

Руководствуясь ст. 80 ТК, бухгалтер письменно извещает сотрудника за 14 дней о своем уходе. В эти дни он сдает дела преемнику. За приемку дел, как и за весь бухучет, ответственность несет руководитель (п.1 ст.6 ФЗ № 129). Если он не смог найти заместителя, то должен принять дела сам, в противном случае придется отпускать бухгалтера «как есть».

ВАЖНО! Если руководитель не хочет увольнять главбуха, отказываясь подписать заявление и запрещая регистрировать его в секретариате, документ можно направить заказным письмом и прекратить работу через установленные 14 дней. Незаконно задерживаемую трудовую книжку придется требовать через суд.

Инициатива руководителя в увольнении главного бухгалтера

Закон предусматривает много оснований, по которым руководитель вправе указать главбуху на двери. Среди них есть те, что применимы как к ключевому, так и к рядовому сотруднику.

  1. Подложные документы при оформлении трудового договора.
  2. Истечение срочного договора. Предупреждение о нежелании продлять договор нужно предоставить сотруднику за 3 дня. Если после истечения срока этого не произошло, договор автоматически превращается в бессрочный.
  3. Невыполнение своих обязанностей или выполнение с нарушениями (несколько раз, подтвержденных взысканиями, или один раз, но грубо).
  4. Прогул.
  5. Появление сотрудника нетрезвым либо под действием наркотических или других токсических препаратов.
  6. Нежелание работать в изменившихся условиях, подчиненности или территориального расположения.
  7. Нарушение положений трудового договора (если они не противоречат ТК РФ).
  8. Несоответствие должности, выявленное в результате проведенной аттестации.
  9. Ликвидация организации.
  10. Сокращение штата или численности.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Сокращение – достаточно редкий повод для увольнения бухгалтера, ведь в любой организации необходим человек, ведущий финансовый учет. Только если предприятие очень маленькое, директор сам может выполнять функции бухгалтера, тогда эту должность допустимо сократить.

Основания, связанные с материальной ответственностью

Главбух вправе быть уволенным, если установлено, что он:

  • совершил хищение, растрату, уничтожил либо повредил что-либо, принадлежащее фирме или другим сотрудникам (факт должен быть подтвержден судом или другим уполномоченным органом);
  • своими действиями или бездействием, связанным с обслуживанием ценностей, утратил доверие руководства;
  • участвовал в принятии решения, повлекшего ущерб имуществу организации.

Основания, связанные с уникальностью бухгалтерских обязанностей

В связи с тем, что трудовые функции главного бухгалтера предусматривают исключительную осведомленность обо всех бизнес-процессах, сменить этого сотрудника допустимо, если:

  • у организации появляется новый собственник (иметь на ключевой должности «своего человека» – право владельца);
  • собственник хочет сменить имущество организации и лиц на ключевых постах;
  • главный бухгалтер разгласил охраняемую законом тайну.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Информация, которая есть в учредительных документах, а также подаваемой отчетности, не может считаться секретной. Поэтому сведения о движении денег по закону не признаются коммерческой тайной, и, если бухгалтер проболтался именно об этом, увольнение на этом основании неприемлемо.

Как передать дела в новые руки

Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.

В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:

  • основание передачи (статью увольнения);
  • сроки проверки и передачи дел;
  • состав комиссии, осуществляющей проверку;
  • личные данные принимающего лица;
  • подписи сторон, печать организации.

Кому передавать?

Дела принимает будущий главный бухгалтер, подобранный руководством. В крупных фирмах штатным расписанием предусмотрена должность заместителя главбуха, что очень удобно в подобных ситуациях. Если нового сотрудника не успели найти, директор может назначить временного заместителя или принять дела сам.

Проверка дел

Перед передачей дел начальник вправе провести масштабный анализ всей бухгалтерской деятельности, проверить ведение финансовой документации, сделать инвентаризацию средств и опись ценностей.

Особое внимание следует обратить на следующие моменты бухгалтерских бумаг:

  • учет финансов, кассы;
  • госплатежи;
  • итог инвентаризации;
  • обязательства перед контрагентами.

Проверку директор может произвести своими силами или пригласить стороннего аудитора. Если результаты проверки выявят правонарушения со стороны бухгалтера, ему грозит административная ответственность вплоть до уголовной, а также материальная, взыскиваемая в соответствии с законодательством.

Что передавать?

Под понятием «дела», подлежащие передаче, имеется в виду деловая документация и атрибуты, находящиеся в ведении главбуха:

  • балансовые и кассовые отчеты;
  • документы структурных подразделений;
  • банковские бумаги;
  • архивные документы со сроком до 5 лет;
  • ключ от сейфа, печать.

По завершении процесса составляется акт, в котором отражается состояние бухгалтерских документов и фиксируется положение денежных средств на дату, указанную в заявлении об уходе.

Образец акта приема-передачи дел

Представляем вниманию скриншот акта приёма-передачи дел. Этот же документ, но в формате .doc доступен для скачивания по ссылке вверху данной страницы.

Как правильно составляется акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера по образцу?

При увольнении главбуха необходимой мерой является передача дел и оформление акта по ее результатам.

Как составляется этот документ, какова его форма, что входит в комплектацию акта, и нужно ли упоминать о недостающих бумагах?

Вопросов на самом деле много и разобраться во всех тонкостях и нюансах бывает сложно.

Обо всех нюансах передачи дел при увольнении главного бухгалтера мы и поговорим в наше сегодняшней статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Что такое акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера?

Акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера — это документ, позволяющий преемнику и руководству увольняющегося главного бухгалтера, в каком финансовом состоянии передается предприятие.

Такой документ нужен, чтобы прекращающий сотрудничество главбух не только передал по описи все папки с документацией, но и провел инвентаризацию всех материальных ресурсов, в том числе и основных фондов.

Отчеты квартальные и годовые, состояние расчетов с работниками, поставщиками, смежниками, подрядчиками, налоговые расчеты, баланс предприятия – эти и иные вопросы должны быть освещены и подтверждены документально. Поэтому необходимо передать новому распорядителю финансов акты сверок, реестры дебиторской и кредиторской задолженностей, налоговые бумаги и пр.

После того, как главбух получит расчет и уйдет, сложно будет наводить справки и выяснять, как и почему образовалась недостача средств. Акт передачи дел даст преемнику понятие о том, как велся бухучет, какова была финансовая политика, не было ли злоупотреблений.

Какие сведения указываются в документе?

Передача дел при расторжении трудового договора главбухом осуществляется на основании приказа по предприятию. В этом приказе указывается состав комиссии, которая будет заниматься приемом, и сроки, когда процесс должен быть закончен с оформленным и подписанным актом передачи дел.

Пошаговая инструкция: как правильно заполняется?

Акт строго регламентированной формы не имеет и составляется произвольно, но такая бумага должна быть наглядной и содержать все, что нужно. Вверху документа по центру располагают название предприятия (полное), его ИНН, почтовый адрес. Ниже слева размещается утверждающая акт подпись руководителя – «Утверждаю», полное наименование должности, подпись руководителя и в скобках ФИО, под подписью – дата утверждения.

Далее по центру указывают название документа, ниже слева – пункт расположения фирмы, справа – дата составления. С абзаца вписывают: «Согласно приказу такому-то с такого по такое-то число (месяц, год) главный бухгалтер такой-то передал, а заместитель главного бухгалтера такой-то принял такие документы» – и ниже располагают таблицу. Обычно это таблица не более чем на 4 столбца:

  • номер по порядку,
  • наименование папки,
  • количество папок,
  • примечание.
  • Список документов обычно включает (по каждому вопросу указывают период времени проверки):

    • учетную политику;
    • бух. отчетность;
    • налоговую отчетность;
    • фондовые отчисления;
    • акты выполненных работ и услуг;
    • акты сверок взаиморасчетов с поставщиками, подрядчиками и пр.;
    • инвентаризационные описи;
    • первичные учетные бумаги;
    • договора с поставщиками, подрядчиками и пр.
    Это важно знать:  Дарственная на дом и земельный участок: как правильно оформить, перечень документов, образец договора дарения

    Под таблицей перечисляют, что еще передано – наличные средства, печати, коды и ключи от сейфов, чековая книжка, пароли от входа в систему «клиент-банк» и пр. При выявлении допущенных ранее в отчетах, учете ошибок здесь их перечисляют, с указанием периода и документа, когда ошибки были допущены. Далее приводят перечень приложений к акту.

    Состояние учета денежных средств выясняют, проведя ревизию наличности в кассе компании и проверив сверки дебиторской и кредиторской задолженностей на дату начала проверки, о чем составляют отдельные акты.

    Расчетные операции проводятся при соблюдении законности в основном по безналичному расчету, о чем свидетельствуют платежки и подтверждение их проведения банком, а также налоговые накладные. Сверив распечатки на бумажных носителях со сводами в отчетах и в программе 1С, делают выводы о состоянии учета расчетных операций.

    Теперь вы знаете, как оформить акт при смене одного специалиста другим.

    Как оформить передачу дел главным бухгалтером:

    Состояние амортизируемого имущества

    Амортизация должна насчитываться на основные средства – здания, сооружения, оборудование и пр. необоротные активы. При проверке производится правильность отнесения имущества к амортизируемому (на основании действующего законодательства) и наличие правильного учета, для чего сверяют остатки по счетам учета на начало проверяемого отрезка времени с отчетами на конец предыдущего периода. Важно проверить, происходила ли переоценка балансовых стоимостей, насколько грамотно и обоснованно это было сделано.

    Сведения об учете материалов

    Все материалы, приобретенные организацией, должны быть оприходованы сначала на склад, а потом распределены по материально-ответственным лицам. Ежемесячно проводится списание материалов по актам выполненных работ или услуг, и выводятся остатки. Именно эти остатки материалов, висящие на подотчете работников и на складе, любой проверяющий может увидеть в натуре и сличить с документальными данными.

    Если предприятие крупное, то анализ материального учета можно провести выборочно, чтобы сложить представление об общей картине по фирме. Остатки материалов на конец отчетного периода являются отправной точкой на начало следующего отрезка времени.

    Информация о расчете работников

    Состояние расчетов с работниками фактически обозначает наличие задолженности по зарплате или ее отсутствие. Этот важнейший показатель состояния платежеспособности предприятия отражается в специальном отчете, составляемом ежемесячно. Есть вариант взять несколько фамилий сотрудников и отследить по документам начислением им зарплаты, проведение удержаний и отчислений, а также вывод положенных к выплате средств.

    Автоматизированная система начисления зарплаты минимизирует злоупотребления, но для передачи дел главбухом больше интересует наличие задолженности. За каждый месяц должен быть отчет, что и должен предъявить проверяемый главный счетовод за весь период проверки.

    Важно, чтобы не было кип валяющихся документов – своевременная их раскладка по порядку хронологии, по подписанным папкам говорит об упорядоченном хранении бумаг. Если места в комнате бухгалтерии недостаточно, то допускается хранение в закрываемом на замок отдельном помещении папок с делами за период не более 5-ти лет, остальное должно быть заактировано и сдано в архив, о чем свидетельствует 2-й экземпляр. В передаточном акте все обнаруженное важно отразить.

    Перечень папок по описи


    Бухгалтерские и первичные документы следует передать по описи
    , составив перечень, который будет приложен к акту. Если документооборот насчитывает тысячи первичных бумаг, то составить опись, внося каждую из них, просто нереально, и в таких случаях в описи перечисляют папки с определенными документами за месяц – например, приходные накладные, или счет-фактуры.

    Остатки по проверенным счетам

    Счета можно проверить выборочно, по ним выводят остатки и сверяют их с теми, которые показаны в отчетности на конец предыдущего отчетного периода. Это нужно для того, чтобы преемник дел начинал свою работу, привязываясь к этим остаткам как к отправной точке.

    Список отсутствующих бумаг

    Проверяя папки месяц за месяцем, сверяют наличие документов в теми, которые включены в сводные перечни. При выявлении недостающих бумаг составляют их список. По возможности увольняющийся бухгалтер может попытаться отыскать копию отсутствующей бумаги и восполнить нехватку хотя бы копией.

    Те же бумаги, которые не удалось восстановить, вносятся в перечень – так принимающий дела работник подстрахует себя на случай проверки аудитором, и в своей работе будет иметь представление о том, чего нет в наличии. Список прилагают к акту передачи.

    Ещё один весьма важный нюанс

    Такие важные атрибуты, как печати, ключи от сейфов, коды, шифры и пароли также мало отдать из рук в руки: следует зафиксировать факт их передачи в акте, внизу таблицы. Это нужно и для увольняющегося работника, и для принимающего дела.

    Завершение акта – подписи сдавшего дела и принявшего их сотрудников, с расшифровкой должностей и ФИО. Подписи удостоверяют, что один бухгалтер документы и атрибуты передал, а другой их принял.

    Акт передачи позволит прежнему главбуху спокойно уйти и избежать постоянных вопросов, а предприятию – продолжать деятельность с вновь принятым работником на эту должность. Большинство ответов на возникающие в процессе работы можно будет найти в акте.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    Необходима пошаговая инструкция с образцами приказа и акта передачи дел при увольнении главного бухгалтера

    Вопрос-ответ по теме

    Необходима пошаговая инструкция с образцами приказа и акта передачи дел при увольнении главного бухгалтера

    При смене главного бухгалтера необходимо разработать четкую схему передачи дел уходящим и приема дел новым сотрудником. В ней предусматривают порядок и сроки приема-передачи дел, период, в течение которого каждый из главных бухгалтеров будет вести текущие дела, руководить работой бухгалтерии, а также подписывать документы. Разработанная схема утверждается приказом руководителя организации. Также в нем указываются лица, несущие ответственность за выполнение данного приказа.

    Процедура передачи дел состоит из следующих этапов:

    — издание приказа руководителя организации о приеме-передаче дел;

    — проведение инвентаризации имущества и обязательств организации;

    — ознакомление с внутренними документами компании;

    — непосредственно передача дел, включая передачу первичной документации, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности;

    — проверка состояния учета и отчетности;

    — оформление и утверждение руководителем акта приема-передачи дел.

    До увольнения главного бухгалтера и на момент передачи дел двух бухгалтеров в организации быть не может.

    При передаче дел имеет значение, приглашен на должность главного бухгалтера другой работник или нет, ведь у работодателя в случае увольнения бухгалтера по собственному желанию есть только две недели и на поиск нового работника (ст. 80 ТК РФ), и на саму передачу. Продлить данный срок и задержать прежнего работника для передачи дел работодатель не имеет права.

    В случае если новый главный бухгалтер найден, возникает вопрос, каким образом и когда передавать дела, поскольку кандидат на должность может не найти времени появиться на будущей работе до своего трудоустройства. Кроме этого, не являясь работником организации, он не имеет права расписываться в акте приема-передачи, тем более что после принятия дел он может вообще передумать и отказаться от должности.

    Оптимальный вариант — когда оба бухгалтера работают одновременно. Некоторые специалисты рекомендуют принять кандидата изначально на другую должность, например заместителя главного бухгалтера, а после освобождения должности главного бухгалтера осуществить перевод. Либо перевести главного бухгалтера на должность заместителя, а кандидата принять на должность главного бухгалтера. Но и в первом, и во втором случае, прежде всего, нужно, чтобы имелась должность заместителя главного бухгалтера, причем вакантная. Поэтому данные варианты не только не всегда могут быть применены, но и достаточно проблематичны.

    Поскольку порядок передачи дел законодательством не установлен, в каждой организации он свой в зависимости от фактических обстоятельств. Считаем, что будущий главный бухгалтер все же должен принять участие в передаче дел (тем более что это в его интересах), но акт приема-передачи при этом подписывается или руководителем, или другим уполномоченным работником. Тогда уже при оформлении нового бухгалтера придется составить еще один акт приема-передачи.

    В приказе о передаче дел следует указать:

    — лиц, ответственных за прием и передачу дел, если на момент увольнения главного бухгалтера замена ему еще не найдена, в приказе указывается лицо, которое будет принимать дела;

    — сроки приема-передачи дел;

    — дату, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период;

    — порядок проведения и документального оформления процедуры приема-передачи дел.

    Образец приказа смотрите ниже.

    По необходимости можно провести инвентаризацию всего имущества и обязательств организации. Рекомендуем провести хотя бы выборочную инвентаризацию имущества и обязательств организации.

    Случаи обязательного проведения инвентаризации:

    — смена материально ответственных лиц;

    — выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

    — реорганизация или ликвидация организации.

    Инвентаризацию денежных средств в кассе (на расчетных счетах) целесообразно проводить всегда, когда происходит смена главного бухгалтера, независимо от того, выполняет ли главный бухгалтер обязанности кассира и является ли он материально ответственным лицом.

    Рекомендуется проверить в первую очередь:

    — учредительные документы организации,

    — наличие документов о регистрации ККТ, находящейся в собственности организации,

    — наличие приказов об утверждении налоговой и бухгалтерской учетной политики компании.

    Кроме того, новому главному бухгалтеру необходимо удостовериться в наличии следующих документов:

    — утвержденного плана счетов организации;

    — налоговой и бухгалтерской отчетности;

    — оборотно-сальдовой ведомости (главной книги), а также регистров синтетического и аналитического учета;

    — книги покупок и книги продаж, журналов учета полученных и выданных счетов-фактур;

    — отчетности по страховым взносам во внебюджетные фонды;

    — актов выполненных работ (оказанных услуг), товарных накладных и иных первичных документов;

    — актов сверок с налоговыми органами, решений и актов по проводимым проверкам;

    — кассовых документов, выписок банка и платежных поручений;

    — договоров с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами;

    — кадровых документов, документов, подтверждающих задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;

    — порядка документооборота между сотрудниками компании, а также между головной организацией и ее подразделениями и филиалами (при их наличии);

    — должностных обязанностей сотрудников бухгалтерии;

    — списка лиц, имеющих право подписи на первичных документах, который должен быть утвержден приказом руководителя.

    Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.

    Факт передачи дел от увольняющегося бухгалтера необходимо оформить актом приема-передачи. Он составляется после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. Форма этого акта законодательством не предусмотрена, поэтому он заполняется в произвольной форме в двух экземплярах и подписывается как увольняющимся главным бухгалтером, так и новым. Утверждает данный акт руководитель организации. Первый экземпляр передается увольняющемуся главному бухгалтеру, второй — остается в организации

    В акте приема-передачи отражаются:

    — Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;

    — дата передачи дел;

    — реквизиты приказа руководителя, на основании которого передаются дела новому главбуху;

    — опись передаваемых документов с указанием их наименований и количества. Если перечень таких документов достаточно велик, то можно указать соответствующие папки документов с приложением по ним описи к акту. Например: «Налоговые регистры по налогу на прибыль за 2011 г.», «Акты оказанных услуг за 2011 г.» и т.д. Причем не надо фиксировать в данном акте документы, относящиеся к компетенции других бухгалтеров (например, по учету заработной платы или кассы);

    Это важно знать:  Образец заявления о подтверждении наличия гарантийного случая при ремонте своими силами

    — серия и номер неиспользованных банковских чеков, а также наименование и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;

    — ошибки и неточности в учете, бухгалтерской и налоговой отчетности, выявленные в ходе проверки;

    — список отсутствующих документов;

    — пояснения и замечания к акту увольняющегося главного бухгалтера и лица, принимающего дела.

    В акте приема-передачи дел фиксируется состояние учета в организации, перечень и количество передаваемых документов, ошибки, отсутствующие ценности и документы, а также прочие существенные моменты, выявленные в ходе передачи дел.

    Образец акта смотрите ниже.

    Подробности в материалах Системы Кадры:

    1.Ответ: Может ли в организации быть два главных бухгалтера, например на время передачи дел увольняющегося главбуха новому сотруднику

    Закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и Трудовой кодекс РФ не предполагают существования в одной и той же организации нескольких (более одной) должностей главного бухгалтера. В указанных нормативных актах должность «главный бухгалтер» упомянута в единственном числе. Вторым лицом после главного бухгалтера может выступать его заместитель или другой назначенный сотрудник, но не еще один главный бухгалтер (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

    Таким образом, два главных бухгалтера в одной организации одновременно работать не могут, в том числе временно.

    Совет: на время передачи дел с новым сотрудником можно заключить гражданско-правовой договор или принять его на должность заместителя главного бухгалтера с последующим переводом.

    © Материал из КСС «Система Кадры»
    Готовые решения для службы персонала на budget.1kadry.ru
    Дата копирования: 02.05.2017

    Образец приказа о приеме-сдаче дел

    Общество с ограниченной ответственностью «Роза»

    22 марта 2010 г.

    О порядке приема-передачи дел

    В связи с увольнением 05.04.2010 Ивановой Надежды Михайловны с должности главного бухгалтера ООО «Роза» ПРИКАЗЫВАЮ:

    1. Назначить заместителя главного бухгалтера Петрову Людмилу Васильевну ответственной за прием бухгалтерской и налоговой документации от главного бухгалтера Ивановой Надежды Михайловны.

    Акт приема-передачи составить на основе описи передаваемых документов.

    2. Представить 02.04.2010 мне на утверждение акт приема-передачи дел в 2 экземплярах.

    ООО «Роза» ________________ В.П. Васильков

    Образец акта приема-передачи дел при смене главного бухгалтера

    Образец акта приема-передачи дел при смене

    Общество с ограниченной ответственностью «Компания»

    117345, Москва, пр-т Вернадского, д. 116, корп. 2

    Акт приема-передачи документов ООО «Компания»

    г. Москва 2 мая 2012 г.

    Согласно приказу от 17.04.2012 N 30 в период с 18 апреля по 2 мая 2012 г. главный бухгалтер И.А. Сидорова передала, а заместитель главного бухгалтера Е.А. Петрова приняла следующие документы:

    Как правильно составить акт по передаче дел главным бухгалтером при его увольнении?

    Главный бухгалтер по трудовому законодательству является рядовым сотрудником, хоть и является одной из ключевых фигур на предприятии. Но с учетом специфики его работы, при расторжении трудового договора с главным бухгалтером следует учитывать некоторые нюансы. Так как в руках главного бухгалтера сосредоточено немало ключевых функций в бизнесе, то при расставании с ним большое значение уделяется передаче дел.

    Особенности увольнения главного бухгалтера

    Главный бухгалтер увольняется по нормам Трудового кодекса на общих основаниях. При этом увольнение одной из важнейших фигур в компании происходит с некоторыми особенностями.

    Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему — обращайтесь через форму онлайн консультанта (все регионы) или звоните по телефонам.

    Так, помимо Трудового кодекса отношения с главным бухгалтером рассматриваются в ФЗ-129 «О бухгалтерском учете». Окончательное решение об увольнении принимается непосредственным начальником главного бухгалтера – генеральным директором.

    Испытательный срок для главных бухгалтеров может длиться вплоть до 6 месяцев (согласно ч. 5 ст. 70 ТК). В указанный период трудовой договор с работником можно расторгнуть по упрощенной схеме. Законодательство не запрещает закрепление материальной ответственности за бухгалтером.

    Расторжение трудового договора с главным бухгалтером происходит по тем же основаниям, что и с другими сотрудниками:

    1. По собственному желанию.
    2. По инициативе руководителя.
    3. По причинам, связанным с материальной ответственностью бухгалтера.
    4. По основаниям, связанным с уникальностью выполняемых обязанностей.

    Расторгнуть договор по инициативе руководителя можно только при наличии веских оснований. В качестве таких оснований могут выступать истечение срочного трудового договора, предоставление подложных документов при трудоустройстве, невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей, прогул, появление на работе в нетрезвом виде, нарушение положений трудового договора, несоответствие занимаемой должности, нежелание работать в измененных условиях, сокращение штата (должность главного бухгалтера на практике сокращают крайне редко) или ликвидация компании.

    Также главный бухгалтер, который является материально ответственным лицом, может быть уволенным, если будет доказан факт:

    • хищения;
    • растраты;
    • уничтожения или повреждения имущества компании;
    • утраты доверия руководства;
    • участия в принятии невыгодного решения и пр.

    Так как трудовые функции главного бухгалтера предполагают осведомленность о важнейших бизнес-процессах, то сменить его допускается при продаже компании в руки нового собственника, если тот захочет сменить имущество на ключевых постах, если бухгалтер уличен в разглашении охраняемой по закону тайны.

    Для чего требуется подписание акта передачи дел главным бухгалтером

    Ведение бухгалтерского учета на предприятии не должно прерываться, поэтому руководству следует заблаговременно позаботиться о том, каким образом будут передаваться дела в случае увольнения главного бухгалтера.

    Обычно процедура передачи дел регламентируется приказом директора, который составляется в произвольном формате. Он служит стартом для начала данной процедуры. В приказе прописывают:

    1. Основание для передачи дел (статью увольнения).
    2. Сроки проведения проверки и передачи дел.
    3. Состав комиссии или уполномоченное за проведение проверки лицо.
    4. Личные данные принимающей стороны.
    5. Подписи сторон и печать.

    Дела могут передаваться в пользу утвержденной кандидатуры нового главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера или самого руководителя.

    Проверка может проводиться как собственными силами, так и сторонним аудитором, которого пригласит руководство. Если по результатам проверки будут выявлены нарушения, то это не является основанием для отказа в увольнении сотрудника. Но главного бухгалтера можно привлечь к административной или уголовной ответственности в зависимости от масштабов нарушений и потребовать от него компенсации ущерба.

    Под передачей дел подразумевается:

    1. Балансовые отчеты.
    2. Кассовые отчеты.
    3. Банковские документы.
    4. Архивные сведения.
    5. Документация по структурным подразделениям.
    6. Ключи от сейфа, печать.

    Акт передачи дел позволит преемнику получить представление о том, как велся учет на предприятии, какова его финансовая политика, не было ли злоупотреблений со стороны предшественника. По акту передается важнейшая бухгалтерская документация: квартальная и годовая отчетность, баланс, сверки расчетов с контрагентами и поставщиками, реестры задолженностей и пр.

    Пошаговая процедура

    Процедура передачи дел главным бухгалтером предполагает прохождение следующих этапов.

    Этап 1. Издается приказ о проведении процедуры передачи дел, который содержит указание на необходимость проверки главного бухгалтера комиссией сотрудников. В компании может действовать локальный документ, регламентирующий процедуру при смене главного бухгалтера.

    Этап 2. Проводится проверка деятельности главного бухгалтера. Если были выявлены недостатки, то издается предписание устранить их в приемлемые сроки.

    Этап 3. Проводится инвентаризация имущества, денежных средств (в кассе компании и на банковском счете), прочих статьей бухгалтерского баланса, запрашивается сверка расчетов с контролирующими инстанциями.

    Этап 4. Передаются дела в пользу преемника или иного лица.

    Этап 5. Составляется акт приема-передачи дел главным бухгалтером.

    Содержание и структура акта передачи дел

    Акт передачи дел составляется в двух экземплярах, по одному для принимающей и передающей стороны. Сроки передачи дел и подписания передаточного акта закрепляются в приказе руководителя.

    В нем необходимо прописать:

    1. Дату и место подготовки документа.
    2. Наименование документа «Акт приема передачи».
    3. Наименование компании-работодателя.
    4. ФИО передающей стороны и получателя сведений.
    5. Перечень передаваемых документов с указанием количества листов и формы (копия, оригинал и пр.). Стандартный список передаваемых документов и имущества включает учетную политику, отчетность, акты выполненных работ, сверок по расчетам с поставщиками, описи, первичные документы, договоры с поставщиками и подрядчиками, пароли от Интернет-банка, наличные, коды и пр.
    6. Подписи сторон.

    Все документы, которые передаются по акту, должны быть проверены и подписаны принимающей стороной. Приложением к акту являются результаты инвентаризации и проведенной проверки.

    В акте также могут найти отражение следующие моменты:

    • особенности учетной политики применяемых программных и технических средств для ведения учета (какие спецпрограммы используются, какой порядок ведения баз данных, хранения первичной документации и пр.);
    • каков порядок доступа к системе учета, в том числе пароли;
    • наличие или отсутствие расхождений в учетных регистрах и пр.

    Ответственность главного бухгалтера после увольнения

    Главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики в организации, ведение учета и своевременную сдачу отчетности. При уклонении от исполнения своих обязанностей бухгалтер может быть привлечен к уголовной или административной ответственности по нормам ФЗ-129.

    За уклонение от уплаты налогов в крупном (свыше 500 тыс. р.) и особо крупном размере (свыше 2,5 млн. р.) главному бухгалтеру может грозить уголовная ответственность. Согласно ст. 199 УК РФ бухгалтера могут привлечь к наказанию виде штрафа до 500 тыс. р., лишения свободы до 6 лет и права занимать определенные должности до 3 лет. Преступление может заключаться как в совершении умышленных действий, так и бездействии руководителя бухгалтерии.

    К ответственности привлекается тот бухгалтер, который совершил противоправные деяния, а не его преемник. Таким образом, главного бухгалтера могут привлечь к ответственности уже после его увольнения.

    В качестве реального ущерба могут выступать доначисленные налоги, пени и штрафы по результатам проверки. Для того чтобы привлечь бывшего сотрудника к ответственности, указанные суммы должны быть фактически уплачены в бюджет по требованию налогового органа (согласно 246 ст. ТК ущерб возникает только при утрате имущества). За упущенную выгоду от действий главного бухгалтера получить у него компенсацию не удастся.

    Для привлечения бухгалтера к материальной ответственности необходимо, чтобы такая возможность была прописана в заключенном с ним трудовом договоре. Взыскать с бывшего работника ущерб можно только в течение года после обнаружения факта его причинения (согласно ст. 392 ТК РФ), иначе судья может не принять поступивший иск.

    Так как работник уже не числится в компании, то взыскать ущерб с него допускается только в судебном порядке. Для этого бывший работодатель должен располагать доказательной базой вины сотрудника. В частности, ему необходимо предоставить трудовой договор; платежные документы, которые подтверждают размер ущерба; акты проверки контролирующих инстанций и пр.

    Таким образом, акт приема-передачи дел – это документ, который составляется в произвольной форме при смене главного бухгалтера. В нормативных документах не содержится указание на обязательность этого документа, а также его содержание и структуру. Форма акта закрепляется в приказе или ином документе.

    Акт оформляется только по результатам проверки, оформления отчетности, завершения текущих учетных процессов. Перед тем как оформить акт, проводится инвентаризация имущества и денежных средств.

    Передача дел главному бухгалтеру: пошаговая инструкция

    Что случилось?

    • Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией
    • Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел
    • Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации
    • Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности
    • Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру
    • Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера
    • Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел
    Это важно знать:  Акт приема-передачи земельного участка в 2020 году - по договору купли-продажи, аренды, образец в Росреестр

    Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией

    Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться должностной инструкцией.

    Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел

    В приказе должны быть указаны Ф.И.О. лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и других лиц, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).

    В приказе о передаче дел следует указать:

    • причину проведения приема-передачи дел (увольнение главного бухгалтера);
    • сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел. Если главных бухгалтер увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ). В этом случае целесообразно установись срок, равным 2 недели;
    • лицо, ответственное за передачу дел (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера) и за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера);
    • состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.

    Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. В состав комиссии могут включаться сотрудники бухгалтерии организации, службы внутреннего контроля (аудита), службы безопасности и прочие сотрудники. При создании комиссии ответственность за организацию и проведение передачи дел возлагается на председателя комиссии;

    Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации

    Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

    Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов.

    Такими документами являются:

    • учредительные и регистрационные документы;
    • учетная политика;
    • первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т.п.);
    • регистры бухгалтерского и налогового учета;
    • бухгалтерские справки;
    • бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
    • отчетность во внебюджетные фонды;
    • акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;
    • инвентаризационные описи;
    • кассовые документы, выписки банков и платежные поручения;
    • кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
    • должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
    • список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
    • другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

    Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.

    После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период — период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

    Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т.д.).

    Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.

    Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

    Далее следует провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете.

    Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.

    В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.

    Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.

    Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.

    Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру

    Учредительные и регистрационные документы

    1. Устав, учредительный договор;
    2. Выписка их ЕГРЮЛ;
    3. Свидетельство о регистрации;
    4. Свидетельство о постановке на учет в налоговый органах;
    5. Свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования;

    Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета

    1. Учетная политика по бухгалтерскому учету;
    2. Политика по налоговому учету;
    3. План счетов бухгалтерского учета;
    4. Должностные инструкции работников бухгалтерии;

    Регистры бухгалтерского и налогового учета

    1. Оборотно — сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;
    2. Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;

    Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность

    1. Бухгалтерская отчетность;
    2. Декларации и расчеты по всем налогам;
    3. Книги покупок и продаж;
    4. Журнал учета полученных и выставленных счетов — фактур;

    Документы по инвентаризации

    1. Приказ о проведении инвентаризации;
    2. Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи;

    Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами

    1. Акты налоговых проверок;
    2. Акты сверок с налоговыми органами;

    Документы по учету основных средств

    1. Приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
    2. Акты приемки – передачи основных средств по форме № ОС-1;
    3. Инвентарные карточки по основным средствам по форме №ОС-6;
    4. Акты на списание основных средств

    Документы по учету товарно-материальных ценностей

    1. Карточки учета материалов;
    2. Приходные ордера по форме № М-4;
    3. Требования — накладные по форме № М-11;

    Документы по учету денежных средств

    1. Кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
    2. Платежные поручения;
    3. Выписки банков по расчетным счетам;
    4. Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты;

    Документы по учету труда и заработной платы

    1. Трудовые договоры;
    2. Приказа о приеме на работу, увольнении, премировании;
    3. Штатное расписание;
    4. Табели учета рабочего времени;
    5. Расчетно-платежные ведомости;

    Документы по расчетам с подотчетными лицами

    1. Авансовые отчеты;

    Документы по учету расчетов контрагентами

    1. Договоры с поставщиками и покупателями;
    2. акты сверок с дебиторами и кредиторами;
    3. товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг

    Прочие документы

    1. Первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;
    2. Бухгалтерские справки;
    3. Путевые листы;
    4. Бланки строгой отчетности;
    5. Доверенности;
    6. другие документы;

    Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера

    Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел

    Акт приема-передачи дел может быть составлен организацией в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.

    В акте приема-передачи дел следует отразить:

    • Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;
    • дату передачи дел;
    • период, за который осуществлена передача дел;
    • дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;
    • наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
    • серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
    • список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
    • все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,
    • число переданных печатей, штампов и тому подобное.
    • последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
    • характеристику бухгалтерского и налогового учета.

    Характеристика бухгалтерского и налогового учета может включать следующие разделы:

    1) организация бухгалтерского учета.

    В этом разделе проводится анализ Учетной политики.

    Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников.

    Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.

    2) учет денежных средств.

    В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира — операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.

    Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками;

    3) учет основных средств и нематериальных активов.

    В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты;

    4) учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов).

    В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей.

    Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).

    Также отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников;

    6) состояние учета на других участках.

    В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству;

    7) состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации.

    В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)

    Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.

    По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.

    8) бухгалтерская (финансовая) отчетность;

    В этом разделе указываются расхождения между данными бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений;

    9) хранение документов.

    В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения;

    10) перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи.

    В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.

    Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.

    Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

    Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером, передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.

    Статья написана по материалам сайтов: assistentus.ru, moyafirma.com, www.kdelo.ru, pravo.team, www.klerk.ru.

    »

    Предыдущая
    ОбразецЗаверение трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии
    Следующая
    ОбразецВнесение записи о благодарности работнику в трудовую книжку: порядок оформления и образец документа
    Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock
    detector